Möbel für Menschen
Networking kein Problem – frischer Wind für Konferenzräume
von Hanno Parmentier
Wo Ideen geboren und Innovationen geplant werden, darf nicht die Technik, dort muss der Mensch im Mittelpunkt stehen.
Das Team am Tisch hört dem Kollegen, der über eine Skype-Verbindung in Bild und Ton zugeschaltet ist, gebannt zu. „Ich dachte mir die Lösung so“, sagt der Mann auf dem Monitor und zeichnet ein paar Striche auf die Schreibfläche vor sich. Kein Grund zur Unruhe: Die Männer und Frauen am Arbeitstisch müssen sich nicht recken, um die Skizze des nur virtuell anwesenden Kollegen zu erspähen. Sie können das Entstehen der Zeichnung unmittelbar vor sich – auf der Oberfläche ihres perfekt gestalteten Stehtisches verfolgen. Die Tischoberfläche selbst ist nämlich nicht viel mehr als ein überdimensionierter Monitor. „Können wir das eventuell auch so machen?“ fragt einer der leibhaftig Anwesenden der Klein-Konferenz und malt eine Korrektur auf den Tischplatten-Monitor. „Klar“, sagt der Mann im Off, der die Striche seinerseits im fernen Büro in Echtzeit auf seinem eigenen Tisch-Monitor verfolgen kann. Man kommt einer Lösung näher. Die Konferenz nimmt ihren kreativen Lauf.
Science-Fiction ist das nicht, Wirklichkeit in Tagungs- und Konferenzhotels aber noch eher selten. Dabei sind Hotels die Kooperations-Schnittstellen von morgen; sie liegen an Knotenpunkten von Wirtschaft und Verkehr und werden immer öfter für Meetings genutzt. Dennoch stecken Ausstattung und Technik der Konferenzräume meist in den Kinderschuhen. Obwohl das Tagungs- und Seminargeschäft für Hotels ständig an Bedeutung gewinnt, profitieren von den Investitionen eher Zimmer und Wellnessbereiche als die Ausstattungsqualität der Kommunikationsräume.
Was möglich wäre, zeigt der „InteracTable“. Er gehört zu einer ganzen Serie von konferenztechnischen Novitäten, mit denen der Büromöbel-Spezialist Wilkhahn im niedersächsischen Bad Münder mehr als frischen Wind ins Tagungs- und Meeting-Wesen bringt. Der Stehtisch „InteracTable“ mit seinem groß-formatigen, interaktiven Bildschirm könnte zum Beispiel einen Quantensprung für VIP-Konferenzräume bedeuten, da er das Arbeiten kleiner Gruppen revolutioniert und sich dabei kinderleicht bedienen lässt. „Chef-sicher“ nennen das die Wilkhahn-Leute. Aber auch für konventionellere Situationen gibt es neue Lösungen von den Niedersachsen, wie etwa mobile, faltbare Tische, in denen bereits alle benötigten Multimedia-Anschlüsse für die Teilnehmer integriert sind. Per Knopfdruck kann sich jeder von seinem Sitzplatz aus mit dem Notebook auf die Projektionsfläche aufschalten.
„Warum“, fragt Burkhard Remmers, bei Wilkhahn zuständig für Kommunikation und Unternehmensentwicklung, „warum soll die digitale Welt, in der die meisten Menschen arbeiten, an den Türen der Konferenzbereiche enden?“ Tatsächlich trennen im realen Unternehmensalltag Welten das Arbeiten im Einzelbüro und die Meinungsfindung in der Konferenz. Normal ist: Digitale Dokumente müssen, um in einem Meeting präsent zu sein, ausgedruckt, gemeinsam diskutiert und handschriftlich kommentiert oder ergänzt werden. Nach der Konferenz die gleiche Mühle: Alle Modifikationen müssen mühsam von Hand wieder in den Einzel-PC am Arbeitsplatz eingepflegt werden – ein Zeit und Kreativität fressendes System. „Roomware“ dagegen vereint die reale mit der digitalen Welt. Wilkhahn-Sprecher Remmers: „Mit dieser weltweit einzigartigen Entwicklung gelingt der Sprung vom Personalcomputer zur digital angereicherten Konferenzumgebung, in der die Teilnehmer spontan und intuitiv virtuelle Objekte besprechen und modifizieren können.“
Bei „Roomware“ wird das Flipchart der Vergangenheit zum „Commboard“ – auf bis zu 50 Zoll großen Plasma-Displays werden alle wichtigen Informationen, die bei Bedarf auch online vom Einzelarbeitsplatz oder aus anderen Datenbanken abgerufen werden können, präsentiert. Die Teilnehmer des Meetings sitzen an sogenannten NoTables – in die Tischflächen integrierte, ausklappbare 15-Zoll-Displays, über die Präsentationen mitverfolgt und vom Platz aus schriftlich und für alle Teilnehmer zugänglich kommentiert werden können.
Diese Arbeitserleichterungen durch Integration realer und digitaler Räume in ein zusammenhängendes System sparen nicht nur sonst uneffektiv vertane Zeit. Sie rücken zugleich auch ein Missverhältnis aus den Anfangsjahren digitaler Konferenztechnik wieder zurecht. In klassischen Konferenzen undMeetings waren die Teilnehmer – ob der Referent am Beamer oder die Teilnehmer mit ihren PDAs – häufig mehr auf die Beherrschung der Technik konzentriert als auf den Fortgang der Diskussion. Im „Roomware“-Konzept ist die digitale Technik, sind die Computer zwar vorhanden, ihre Beherrschung dominiert aber nicht das Geschehen. Die Konferenzmöbel dienen dabei als Schnittstelle zwischen Mensch und Technik.
Ein erfolgreiches Konzept für Hotels? „Unbedingt“, sagt Burkhard Remmers. „Der Bedarf an exzellent gestalteten Orten für eine intelligent unterstützte Kommunikation wächst. Hotels mit ihrem gleichzeitigen Angebot an Catering, Betten und Lifestyle-Angeboten eignen sich ideal dafür, solche Orte zu sein.“ Zukunftsträchtige Tagungseinrichtungen können auf diese Weise zu einem wichtigen Alleinstellungsmerkmal für Hotels werden und neue Wachstumspotentiale erschließen. Dies umso mehr, als Wilkhahn nicht nur dieMöbel, sondern auch die Technik niederkomplexer macht statt komplizierter. EinfacheHandhabung, kurze Aufbauzeiten und kompakte Zwischenlagerung erleichtern zudem die multifunktionale Nutzung von Räumen. Das macht die avancierte Kommunikationstechnik im Wilkhahn-Möbelverbund auch wirtschaftlich zu einer attraktiven Sache für Business- und Seminarhotels. Remmers: „In Sachen professioneller Konferenz-ein-richtung herrscht ein großer Nachholbedarf. Heute gibt es für Tagungsteilnehmer in der Regel noch nicht einmal eine Steckdose im Tisch, um Notebook oder Mobiltelefon aufzuladen. Dabei ist es gar nicht so kompliziert, hier einen guten Job zu machen. Die passenden Einrichtungsprogramme sind längst vorhanden. Man muss sie nur einsetzen.“
Planen mit Wilkhahn Wilkhahn-Konferenzmöbel stehen inzwischen in etlichen namhaften Hotels und Konferenzzentren weltweit. Eine ebenso detaillierte wie fundierte Übersicht zu den Grundlagen und vielfältigen Möglichkeiten, um effiziente Meetings und Seminare zu gestalten, liefert das neue „Planungshandbuch für Konferenz- und Kommunikationsräume“, das im Februar 2008 im renommierten Birkhäuser-Verlag erscheint.
